随着信息通信技术的发展和企业跨地区经营、股东分布日益分散的现实情况,越来越多的公司希望通过视频会议等更加便捷高效的电子通信方式,召开股东会,讨论和表决公司重大事项,这种非传统现场会议形式召开的股东会所形成的决议,其法律效力问题,是公司治理实践中需要明确的一个重要问题。

从现行公司法的基本原理和司法实践的普遍认可看,法律并没有严格限定股东会必须采用传统的面对面现场会议这一唯一形式,公司法相关条文的表述,更多强调的是股东会作为公司的权力机构,应当依照法定或者章程规定的程序,由股东就相关议题进行讨论、表决,形成相应的决议,只要能够确保参会股东实时、同步地参与到讨论和表决过程中(区别于简单的书面征询意见这种非实时互动的方式),无论是传统的现场会议,还是通过视频会议等电子通信技术手段实现的远程会议形式,本质上都能够满足股东会议事程序的核心要求。

因此,只要公司章程没有明确排除或者限制视频会议等电子化会议形式的适用(如果公司章程明确约定股东会必须采用现场会议形式,则应当遵循章程的具体约定),公司通过视频会议方式召开股东会,全体(或者满足法定和章程规定的出席比例要求的)股东实时参与讨论和表决所形成的决议,通常被认为具有与现场会议决议同等的法律效力。

建议公司结合自身实际的股东分布情况和治理需要,可以考虑在公司章程或者内部的股东会议事规则中,明确规定关于视频会议等非现场会议形式的具体适用条件和操作规则(比如参会股东身份的验证方式、如何确保表决过程的真实性和可追溯性、会议记录和表决结果的留存方式等),为公司灵活采用视频会议等便捷方式召开股东会,提供更加清晰、有据可依的内部制度依据,同时在实际召开视频会议形式的股东会时,注意做好完整的会议过程记录(比如会议录像、参会股东的身份确认记录、表决过程和结果的书面记录等),确保一旦相关决议的效力受到质疑,公司能够提供充分的证据,证明该决议是依照法定和章程规定的程序,经过全体(或者相应比例)股东真实、有效参与表决形成的。