会计档案的保管,本身涉及相应的法定保管期限要求,企业作为账簿资料的最终责任主体,需要清楚了解自己的历史账务资料实际保存在哪里、由谁负责保管,即便委托代理记账机构代为处理日常记账工作,企业也不应该对账簿资料的保管情况完全不闻不问。
如果企业选择由代理记账机构代为保管账簿资料,建议在合同中明确约定保管的具体期限、企业随时查阅调取资料的权利和响应时限、以及合同终止后资料移交企业的具体安排,避免因为保管责任约定不清晰,在需要用到历史资料时(比如接受税务检查)出现调取困难的被动局面。
从审慎管理的角度,即便委托代理记账机构处理日常账务,企业也建议自行留存重要凭证和资料的电子化备份,形成企业自身的资料留存习惯,这样即便未来更换服务机构或者代理记账机构出现意外情况,企业也能够保有基本的历史资料完整性。
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